Pengertian, Fungsi dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Tugas, Unsur dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Lengkap – Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

George R. Terry

Menurut George R. Terry, Administrasi Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, Administrasi Perkantoran adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

W.H. Evans

Menurut W.H. Evans, Administrasi Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkatoran secara efisien, dimana, dan kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Fungsi Rutin
Fungsi Rutin Administrasi perkantoran adalah fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari.

Fungsi Teknis
Fungsi teknis administrasi perkantoran yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, misalnya mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini sering dilakukan para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.

Fungsi Analisis
Fungsu ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.

Fungsi Interpersonal
Fungsi pada administrasi perkantoran ini membutuhkan penilaian dan analisis yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berkaitn dengan orang lain. Fungsi interpersonal ini sering dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.

Fungsi Manajerial
Fungsi administrasi perkantoran ini membutuhkan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran. Biasanya fungsi manajerial ini dilakukan oleh staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Tujuan Dan Tugas Administrasi Perkantoran

Adapun tujuan dan tugas dari administrasi perkantoran, diantaranya:

Menangani segala keluhan atau pertanyaan dari konsumen tentang prosedur dan kebijakan.
Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi guna memastikan adanya kepatuhan terhadap standar kualitas, tenggat waktu dan prosedur yang tepat.
Memberikan bimbingan pada karyawan dalam menangani permasalahan yang sulit.
Menerapkan kebijakan dan memberikan standar pelayanan didalam hubungan dengan manajemen.
Mendiskusikan masalah prestasi kerja kepada karyawan guna mengidentifikasi penyebab dari segala permasalahan dan berusaha menyelesaikan permasalahan tersebut.
Melatih karyawan untuk menjalankan tugasnya.
Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya.
Menafsirkan dan mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staff.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

Organisasi, yaitu tempat dan kerja sama langkah kerja dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan)
Manajemen, yaitu rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran berjalan secara teratur dan terkendali.
Personalia, yaitu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam organisasi kerja.
Keuangan, yaitu kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran.
Perlengkapan, yaitu kegiatan mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
Ketatausahaan, yaitu aktivitas pengolahan informasi yang dibutuhkan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
Komunikasi, yaitu aktivitas yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja.
Hubungan masyarakat, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi:

1. Kegiatan kantor, hal ini meliputi:

Perencanaan perkantoran
Pengorganisasian perkantoran
Pengarahan perkantoran
Pengawasan perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, hal ini meliputi:

Lokasi kantor
Gedung
Peralatan
Interior
Mesin Kantor

Demikian yang bisa saya bahas tentang Pengertian,Fungsi dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran, semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan kami berikutnya.